Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. Responsable del tratamiento

Sortia (en adelante, «Sortia», «nosotros») es una plataforma de recepcionista con inteligencia artificial que atiende, agenda y reactiva clientes por WhatsApp para negocios de servicios con cita en Colombia. Sortia es responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en esta política.

2. Datos que recolectamos

Recolectamos únicamente los datos necesarios para prestar el servicio. Distinguimos dos grupos de titulares:

a. Negocios que contratan Sortia (y su personal)

• Nombre y datos de contacto del responsable del negocio (nombre, correo, teléfono/WhatsApp).
• Datos del negocio: nombre comercial, ciudad, tipo de negocio, servicios, profesionales y horarios.
• Credenciales de acceso al panel (la contraseña se almacena cifrada; nunca en texto plano).
• Datos de facturación y pago, procesados por nuestra pasarela de pagos (Mercado Pago). Sortia no almacena los números completos de tarjetas.

b. Clientes finales que escriben al WhatsApp del negocio

• Número de teléfono y nombre de perfil de WhatsApp.
• Contenido de los mensajes intercambiados con el asistente (texto y notas de voz), para atender la solicitud y agendar.
• Historial de citas, servicios y preferencias de contacto.
• En algunos sectores (por ejemplo, salud), datos adicionales que el titular decida compartir para su atención (ver la sección 5).

3. Finalidad del tratamiento

Tratamos los datos para las siguientes finalidades:

• Atender conversaciones, responder consultas y agendar, reagendar o cancelar citas por WhatsApp.
• Enviar recordatorios y mensajes de reactivación relacionados con las citas del negocio, siempre que el titular no se haya opuesto.
• Gestionar la relación comercial con el negocio, la facturación y el soporte.
• Mejorar y operar el servicio, garantizando su seguridad y disponibilidad.
• Cumplir obligaciones legales y contables.

4. WhatsApp y Meta

El servicio opera sobre la Plataforma de WhatsApp Business de Meta Platforms, Inc. Cuando una persona escribe al número de WhatsApp de un negocio, el mensaje transita por la infraestructura de WhatsApp/Meta, que actúa como proveedor de mensajería y trata los metadatos del mensaje conforme a sus propias condiciones y a su política de privacidad. Sortia no publica ni utiliza el contenido de las conversaciones con fines publicitarios.

5. Datos sensibles

Algunos negocios pertenecen a sectores de salud (por ejemplo, fisioterapia o psicología). Los datos sensibles solo se tratan con la autorización previa y expresa del titular, con medidas de protección reforzadas, y nunca son obligatorios: usted decide qué comparte. De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, ningún titular está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

6. Con quién compartimos datos

No vendemos datos personales. Compartimos datos con encargados que nos ayudan a operar el servicio, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:

• Meta / WhatsApp — transporte de la mensajería.
• Google Cloud — alojamiento de la aplicación y la base de datos.
• Google Vertex AI (Gemini) — generación de las respuestas del asistente.
• Mercado Pago — procesamiento de pagos de la suscripción.

Algunos de estos proveedores pueden tratar datos fuera de Colombia. En esos casos se aplican las garantías exigidas por la normativa colombiana de protección de datos.

7. Sus derechos como titular

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted puede en cualquier momento:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

8. Cómo ejercer sus derechos

Puede ejercer estos derechos escribiendo a admin@sortia.pro. Atenderemos las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente a su recepción, conforme a la Ley 1581 de 2012. Si un cliente final escribió al WhatsApp de un negocio, también puede dirigir su solicitud a ese negocio.

9. Eliminación de datos

Usted puede solicitar la eliminación de sus datos personales en cualquier momento. En nuestra página de Instrucciones de eliminación de datos explicamos paso a paso cómo hacerlo y qué información se elimina.

10. Conservación

Conservamos los datos mientras exista una relación con el negocio o mientras sean necesarios para las finalidades descritas, y luego durante los plazos que exijan las obligaciones legales y contables aplicables. Cumplidos esos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos: cifrado en tránsito, control de acceso por roles, almacenamiento de contraseñas con algoritmos de hash y separación de credenciales sensibles. Ningún sistema es infalible, pero trabajamos para reducir los riesgos de acceso no autorizado, pérdida o alteración.

12. Menores de edad

El servicio está dirigido a negocios y a sus clientes adultos. No recolectamos intencionadamente datos de menores de edad sin la autorización de sus representantes legales. Si detecta que un menor nos ha proporcionado datos sin dicha autorización, escríbanos y los eliminaremos.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. La versión vigente siempre estará publicada en esta página, con su fecha de última actualización. Los cambios sustanciales se comunicarán por los medios habituales de contacto.